こんにちは、立場をいいことに日報を書かない生活を送っていた中野です。

みなさん、1年前の自分が書いた文章って読み返したりしますか？
僕は先日たまたま読み返す機会があったのですが、そこにこう書いてありました。

※日報の自動化は許さない。

書いたのは去年の6月。
メンバーみんなのヨンデナを紹介する記事の中で、日報についての記事を取り上げたときにこの一文を添えていました。

自分が書いていないのに、よく言えたものです。

経営合宿で作り始めた

話は変わって今年の8月。
代表の春木さんと二人で経営合宿というものをやりました。

その会の中でこんな話になりました。

「日報を工数管理と紐づけられたらいいんじゃない？」
「見積もりと実績の乖離がリアルタイムで見えたら最高ですね」

いいですね。あるといいですね。

いまは大AI時代。盛り上がったままその場で作り始めてみました。

気づいたら動いていた

できたものは、こんな感じです。

まず、メンバーが日報を出します。
案件ごとに、どの工程に何時間使ったかとその日の所感を入れるだけ。
出すとChatworkの日報ルームにも自動で流れます。

その裏で、時間が案件ごとに積み上がっていきます。
そこに見積もりを重ねます。

この見積もりが、手入力ではありません。
見積書のスプレッドシートのURLを貼ると、品目を読んで「これはデザイン」「これはコーディング」と工程ごとに振り分けて取り込んでくれます。

あとは勝手に計算されます。

• この案件に、いま何時間使っているか
• 見積もりに対して、何％まで来ているか
• このまま行くと、いくらで着地しそうか

そして消化率が80%を超えると黄色、100%を超えると赤になります。
赤字になってから気づくのではなく、赤くなる前に気づける。

案件ごとのカルテもあって、工程別の計画と実績、外注費、着地の見込みが1画面で並びます。

ちなみにこれ、専用のサーバーもシステム会社も使っていません。
中身はスプレッドシートと、Googleのスクリプトと、画面のHTMLが1枚あるだけです。

そういうものが、その日のうちにだいたい動くようになりました。
あとは細かいところを少しずつ微調整しただけです。

正直、自分でも少し驚いています。
去年までの僕なら、面倒くさがって「作ろう」とすら思わなかったはずです。

日報がいちばん面倒だったのは、たぶん僕です

このアプリは日報が出てこないと案件の工数が溜まりません。
なので日報が集まらないとこのアプリは何も意味がありません。
立場をいいことに日報を書かない僕の生活は、自分で作ったシステムによって静かに終わりました。

しかし、書くのが面倒は面倒です。
日報をいちばん面倒だと思っていたのは、社内でたぶん僕です。
理由ははっきりしていて、1日に触る案件の数です。

朝はA社の見積もりを直して、
昼はB社と打ち合わせをして、
夕方にC社の修正指示を出して、
その合間にDとEの相談にも答えている。

これを1日の終わりに全部思い出すところから始まるわけです。
その時点でもう疲れています。
どの案件に何時間かかったかなんて、正確に言えるわけがない。

面倒だったのは書くことではなく、思い出すことでした。

なので、そこだけ機械的にやらせることにしました。
その日のChatworkのやり取りなどから、どの案件をどれくらい触ったかを拾って、行に並べてくれる下書き機能です。

ついでに自動化AIを何体も生成

ここまで来ると歯止めが効かなくなりまして、数えてみたら僕のパソコンの中では16体のボットが常時働いていました。

打ち合わせの文字起こしから議事録を作る子。
見積もりを出したまま止まっている案件を、毎朝つついてくる子。
お問い合わせが来たら中身を判断して転記する子。
Slackの見逃しを拾ってくる子。

現場でいちばん活躍しそうなのが、僕の代わりに質問に答える「中野ボット」です。
社内のメンバーには、判断に迷ったら僕に聞いてもらうようにしています
それ自体は健全なのですが、似た質問が別々の人から飛んでくると、一日が溶けます。
なので、Chatworkに専用の部屋を作りました。質問を投げると、1分くらいで返事が返ってきます。

中身はAIですが、参照しているのは僕の判断基準を書き溜めたメモと、AIが自動で記録している案件のメモです。

打ち合わせの内容やチャットのやりとりから、案件の概要が自動で更新されるようにしてあります。
AIが案件の最新の状態を把握しているので、「中野が過去に何と言ったか」を根拠に答えてくれます。

案件ごとの判断がどうなったかも日々入っていくので、放っておいても勝手に学んでいきます。

とはいえ、金額や契約のように僕が決めるしかない話には答えを出さないようにしてあります。
代わりに「中野に確認するとき、これを揃えてから聞いてください」という整理をして返してくれる。
そのうち僕はいらなくなるのではと思ったりもしますが、いまのところ社内の評判は上々です。

まとめ

いろいろ作ってみて思うのは、AIに任せるところと、人間が判断するところの線引きが大事だということです。
日報でいえば、AIに任せていいのは「思い出す」ところまで。

下書きはAIが出す。
チェックと所感を書くのは自分。

ちなみにこういうものは、だいたいAIと一緒に作っています。
専門のエンジニアがいなくても、社内の面倒ごとは思っているより減らせるものだなと感じています。

うちでも何かできないかな、という方がいたら、気軽に聞いてください。
だいたい何かしらのお手伝いはできると思います◎